3002007030405. BI: algo mA?s que siglas

La necesidad de gestionar una organizaciA?n, en base a la informaciA?n que genera el propio negocio, es algo comA?n a las grandes, pequeA�as y medianas organizaciones. Tomar decisiones basadas en la realidad es importante para todas ellas y sabiendo que la intuiciA?n puede fallara�� es necesario implantar herramientas que ayuden a calibrar nuestras acciones, optimizar nuestras decisiones, realizar predicciones y minimizar riesgos.

En este sentido, el BI implica la necesidad de utilizar la tecnologA�a para convertir una ingente cantidad de datos en informaciA?n A?til y disponer de mecanismos que permitan su rA?pida comprensiA?n a nivel de usuario. En la prA?ctica, el BI tiene sobre sA� la exigencia de ser accesible no sA?lo para los responsables sino para el total de usuarios de las compaA�A�as y crear un soporte real en el proceso de la toma de decisiones, con el mayor grado de fiabilidad posible…e incluso, que nos ofrezca la oportunidad de poder adelantarnos el futuro, conocer los cambios del mercado o, por quA� no, incluso de nuestros competidores.

A?Una alta inversiA?n?

En la actualidad, las compaA�A�as se encuentran ante tres problemA?ticas en el desarrollo y gestiA?n de un proyecto de Business Intelligence: los largos procesos de implantaciA?n actuales, la compleja formaciA?n necesaria en algunos casos y la sensaciA?n de no alcanzar plenamente las ventajas potenciales de estas soluciones.

Las herramientas de bases de datos tradicionales obligan a los desarrolladores y usuarios a trabajar con varios tipos de interfaces que, o bien muestran al usuario demasiada informaciA?n, o no muestran la suficiente. La interfaz predominante utiliza tablas cuadriculadas organizadas en filas y columnas, presentando mA?s datos de los necesarios para el usuario en un momento dado, duplicando valores o incluso ocultando mucha informaciA?n que pudiera resultar A?til.

A pesar de tratarse de una pequeA�a muestra de datos, la respuesta a una pregunta a veces simple puede quedar oscurecida por los valores redundantes. Las tablas de este tipo estA?n desarrolladas para simplificar la introducciA?n de los datos y su almacenamiento. Para hacer preguntas a la base de datos uno debe emplear un lenguaje estructurado que el ordenador pueda comprender, o bien depender del desarrollador del sistema o departamento tA�cnico para la creaciA?n de formularios e informes que respondan a las preguntas.

El uso de un formulario ya existente requiere la introducciA?n de los valores de bA?squeda y, a continuaciA?n, la creaciA?n del informe. Si el formulario no permite la bA?squeda de los valores requeridos o el informe no muestra las respuestas buscadas, el usuario se verA? en la necesidad, o bien de recurrir a un complejo lenguaje de consulta o a solicitar una modificaciA?n en el sistema por parte del creador del mismo.
La experiencia nos sugiere que, para cuando estA� concluida la labor de definiciA?n y construcciA?n de dichos formularios e informes, en muchas ocasiones, los requerimientos iniciales ya han cambiado o la informaciA?n presentada en ellos no se corresponde con la solicitada.

Los formularios e informes estA?n diseA�ados para liberar al usuario de los grandes volA?menes de datos y de la estructura compleja de muchas bases de datos. Estas herramientas proporcionan respuestas estables a necesidades de informaciA?n muy especA�ficas, predefinidas ya durante la fase de diseA�o. Esto implica que, cuando surge una nueva pregunta, es necesario realizar modificaciones en la propia aplicaciA?n y, a veces, incluso en la base de datos.

La llegada de la LA?gica Asociativa

Sin embargo, la tecnologA�a ha avanzado y llega una nueva generaciA?n de herramientas que amplA�an el retorno de la inversiA?n y con una corta curva de aprendizaje. Las nuevas tecnologA�as emergentes buscan flexibilizar el acceso a la informaciA?n, conocer en el momento la respuesta a preguntas formuladas de forma espontA?nea, asA� como asociar datos y establecer relaciones que faciliten la toma de decisiones sin complejos procesos de trabajo. Y, por supuesto, no tener que obligar al usuario a reformular constantemente su forma de trabajo o su propio interfaz.

No es necesario un exhaustivo proyecto con largos tiempos de implementaciA?n, sino proporcionar a las compaA�A�as un rA?pido retorno de la inversiA?n y un mA�nimo coste de propiedad. AdemA?s, con la lA?gica asociativa y la tecnologA�a analA�tica basada en asociaciones, se estA? ofreciendo a todo tipo de organizaciones a��incluidas las medianas empresasa�� el que puedan acceder a datos estratA�gicos e informaciA?n A?til con un reducido tiempo de respuesta y tras un rA?pido proyecto de implantaciA?n.

Otro punto a tener en cuenta es, ademA?s, que la informaciA?n debe llegar en las organizaciones a las personas adecuadas. Si el comercial necesita conocer en quA� parte de su zona de influencia obtiene mejores beneficios, deberA? tener a su disposiciA?n todos los datos para realizar un anA?lisis de los mismos y dar respuesta a su pregunta. Y si tenemos como objetivo estratA�gico mejorar el servicio al cliente, A?no serA�a mucho mA?s fA?cil alinear las acciones, compartiendo los resultados de nuestros estudios con nuestros responsables departamentales o los propios operadores?

A la hora de distribuir la informaciA?n dentro de una organizaciA?n y garantizar la seguridad y el control sobre la misma, las soluciones basadas en lA?gica asociativa resultan imprescindibles. La democratizaciA?n de la informaciA?n bA?sica y especA�fica para cada A?rea a��hasta ahora en manos casi exclusivamente de los altos mandos directivosa�� nos permite alinear toda nuestra organizaciA?n con nuestra estrategia de negocio, compartir responsabilidades y reducir riesgos.

A veces, elegir el producto adecuado es un proceso tan lento, que lleva al fracaso del proyecto antes incluso de que comience. Y, sobre todo, hay que considerar el tiempo de implantaciA?n. Las compaA�A�as ya no pueden afrontar proyectos de tan larga duraciA?n que impidan llevarlos a cabo por el altA�simo coste que supone su puesta en marcha.

Las funcionalidades clave deben facilitar la integraciA?n de mA?ltiples fuentes de informaciA?n incluyendo soportes como hojas de cA?lculo o ERPs, CRMs, que se usan a diario en la empresa. AdemA?s, debe satisfacer las necesidades en relaciA?n a la flexibilidad e inmediatez de las consultas. Deben ser fA?ciles de usar, porque de nada sirve una tecnologA�a potente si no se sabe utilizar o se infrautiliza. Tiene que ser tan intuitiva, que cualquier persona que maneje las herramientas de Office pueda manejar el BI de forma casi autodidacta.

Camino Santa Teresa Directora Comercial y de Marketing de QlikView EspaA�a