El futuro del fax pasa por integrarlo con aplicaciones de negocio para ganar en eficiencia y productividad

En 1875 nacA�a el facsA�mil, abreviado el fax. FueA� Claude GarcA�a, ingeniero de la Universidad de Bruselas, quien inventA? un sistema con la impresora de Juanez de 1749, en el que se podA�an mandar seA�ales a gran distancia. Se abrA�a asA� un mundo de posibilidades de comunicaciA?n hasta entonces desconocida.

Mucho ha llovido desde ese momento.A� Desde luego la evoluciA?n tA�cnica de los sistemas de fax ha sido realmente significativa. Prueba de ello es que se trata de una tecnologA�a que, lejos de desaparecer, estA? sabiendo adaptarse al nuevo escenario TIC.

Se estima, segA?n los datos que proporciona la consultora GFI Software, que actualmente estA?n operativas cerca de 120 millones de mA?quinas de fax en el mundo, de los cuales alrededor de seis millones de unidades se renuevan cada aA�o. Una cifra nada desdeA�able si tenemos en cuenta que en sus cerca de 150 aA�os de historia han aparecido otros sistemas de comunicaciA?n, como el correo electrA?nico, que, contra todo pronA?stico, no han conseguido relegarle a un segundo plano. A�De hecho, hay determinados sectores de actividad en EspaA�a como sanidad, finanzas, administraciA?n pA?blica, legal, industria o turismo que lo consideran su principal medio de comunicaciA?n con proveedores y clientes, lo que demuestraA� que estamos ante un mercado todavA�a en crecimiento. En el caso de A�ste A?ltimo, por ejemplo, todas las empresas de referencia del sector utilizan el fax para gestionar las reservas hoteleras, pues siguen considerA?ndolo un sistema indispensable y confiable para envA�o y recepciA?n de documentos. Todo esto indica que, aA?n hoy en dA�a, son muchos los usuarios que tienen en cuenta la funciA?n de fax integrada en una aplicaciA?n empresarial antes de elegirla.

Hasta la fecha, ofrecer la funciA?n de fax integrada en una aplicaciA?n tenA�a dos posibles soluciones. La primera de ellas involucraba al usuario, que debA�a adquirir y configurar un fax mA?dem ademA?s de mantener la lA�nea telefA?nica. La segunda, dirigida al proveedor de la aplicaciA?n, requerA�a que A�ste adquiriera y mantuviera un servidor de fax capaz de gestionar las demandas de todos los usuarios. Ya sea para uno u otro destinatario, resultaba ser un gran inconveniente mA?s que una soluciA?n a sus necesidades.

Sin embargo, en la actualidad, la tecnologA�a permite de forma muy sencilla integrar la soluciA?n de fax en aplicaciones de negocio sin necesidad de adquirir ni mantener ningA?n tipo de hardware ni lA�neas telefA?nicas gracias a servicios de tipo IaaS (Infraestructura como Servicio) ofrecidos por empresas que poseen robustas redes de servidores de fax duplicados a escala global. Al mismo tiempo, A�stas ofrecen un alto grado de fiabilidad, eficiencia y flexibilidad; todo ello a travA�s de potentes API gestionadas mediante Web Service. CRM, ERP, procesadores de pedidos, gestores para agencias de viajes o sistemas de flujos de trabajo son algunos ejemplos de aplicaciones de negocio donde podrA�a encajar este servicio de forma que los usuarios, que tengan necesidad de enviar y recibir documentos dentro y fuera de una organizaciA?n, lo puedan hacer sin moverse de su escritorio y desde la aplicaciA?n en la que estA? trabajando. Esto se traduce en A�una gestiA?n infinitamente mA?s rA?pida respecto al sistema tradicional, al automatizar y optimizar procesos de negocio, y en un aumento considerable de la productividad.

De esta forma, el usuario disfruta de una A�flexibilidad A�y sencillez de uso equiparable a la del mail, con la diferencia de que su tecnologA�a, le convierte en un mA�todo mucho mA?s seguro. En el ejemplo del sector turismo, las faxes de reservas hoteleras garantizan al 100% la seguridadA� de los datos de las tarjetas de crA�dito de los usuarios en comparaciA?n con reservas que se hacen mediante email, ya que el fax no corre el riesgo de robo de datos por parte de hackers.

Pero, aparte del papel clave que desempeA�a en la operativa diaria de determinados sectores, el fax es una herramienta, en mayor o menor medida, omnipresente en todas las pymes. Y es que aunque su uso sea residual, lo cierto es que siempre existe algA?n cliente que a�?obligaa�� a sus proveedores a hacer la comunicaciA?n vA�a fax. Bien pudiera ser por el incipiente grado de modernizaciA?n TIC de este tejido empresarial o por el carA?cter legal que se le confiere en EspaA�a a los documentos enviados por fax. Fuera como fuere, lo cierto es que con la integraciA?n de esta funciA?n en su software de negocio, las pymes no sA?lo dirA�an adiA?s a los costes que conlleva A�la mA?quina, el consumo del tA?ner y el papel asA� como el mantenimiento y la gestiA?n del propio dispositivo y de la lA�nea telefA?nica sino que ademA?s ganarA�an en comodidad y rapidez, pues el sistema permite enviar, eliminar o archivar fA?cilmente los documentos al tiempo que garantiza siempre la entrega del fax, ya que en el caso de que receptor y emisor comuniquen, el sistema ejecutarA? reintentos automA?ticos en la cantidad e intervalos que previamente configure el usuario.

Las ventajas son considerables. Ya nadie duda de que al fax le queda mucha vida y que la clave pasa por integrarlo, a travA�s del proveedor de nuestra soluciA?n de software o de nuestro personal de desarrollo, en aplicaciones del negocio donde su uso es imprescindible, de forma que A�el usuario tenga en todo momento la experiencia de contar con su propio a�?departamento de faxa�? interno.

Autor: Francisco GonzA?lez, Director de Ventas de InterFax