3002008080402. La factura electrA?nica

En un contexto en el que la norma legal es flexible, el problema surge de la necesidad de hacer interoperables los sistemas y equipos de quienes emiten factura y quienes la reciben. Desde el punto de vista legal, el requisito de que la factura electrA?nica sea un documento con firma tambiA�n electrA?nica puede cubrirse con un simple fichero PDF firmado electrA?nicamente con el aspecto de la factura en papel. Pero, cuando lo reciba, el receptor acabarA? tecleando los datos de la factura en el programa de gestiA?n de facturas recibidas y en el de contabilidad, y no se habrA?n logrado los ahorros previstos. En cambio, si el mensaje se codifica en XML, el computador del receptor puede procesar de forma automA?tica muchos pasos relacionados con la gestiA?n de las facturas.

Varias iniciativas internacionales trabajan para unificar formatos: en Naciones Unidas, el Grupo de Trabajo Cross Industry Invoice, y en el ComitA� Europeo de NormalizaciA?n, los grupos eInvoice Focus Group y Business Interoperability Interfaces on public procurement in Europe .

Un elemento comA?n a estas iniciativas es el uso de un conjunto de especificaciones denominado a�?Core Componentsa�? de UN/CEFACT, cuya implementaciA?n mA?s relevante se da en el formato Invoice de la especificaciA?n UBL, que en la versiA?n 2.0 estA? siendo impulsado por la organizaciA?n de estandarizaciA?n OASIS. La futura v.3.0 serA? posiblemente el texto que recogerA? los requisitos de todas las iniciativas, bajo la bandera de UN/CEFACT.

En EspaA�a, la especificaciA?n facturae, codificada en XML y evolucionada desde un formato diseA�ado por la banca, se oficializA? en la Orden PRE 2971/2007 recibiendo el apoyo de la Agencia Tributaria y del Ministerio de Industria, Turismo y Comercio para su uso en la facturaciA?n destinada a las Administraciones PA?blicas, lo que lleva a prever un amplio uso. Mientras avanza su adopciA?n, el estA?ndar espaA�ol evolucionarA? hasta convertirse en una personalizaciA?n del UBL, de forma semejante al ilustre precedente del NES (Northern European Subset) que al incorporar a EspaA�a e Italia redefine la denominaciA?n para ser NES: Neutral European Specification.

La firma electrA?nica es otro A?mbito en el que hay que intentar la compatibilidad. Como cada entidad firmante puede elegir cualquier PSC (Prestador de Servicios de CertificaciA?n) para sus certificados, la entidad que acepta facturas se enfrenta a la complejidad de validar certificados de los que tiene poca informaciA?n. Una soluciA?n que facilitarA? la aceptaciA?n de facturas es que A�stas llegaran firmadas con la modalidad ES-X-L prevista en la norma TS 101 903, incluyendo un sello de tiempo y la informaciA?n de validez del certificado expedido por su emisor: lo que se denomina a�?firma completaa�?, y significa que la firma y el certificado estA?n validados en origen.

AsA�, el receptor se ve exonerado de las obligaciones que impone aceptar firmas electrA?nicas y la posibilidad de que se utilicen certificados electrA?nicos expedidos por cualquier PSC europeo no supondrA? un problema en paA�ses diferentes al del expedidor.

Aunque parece complicado, las pymes realizarA?n sus facturas electrA?nicas con plataformas como a�?Faccila�? (accesible en http://www.faccil.com y que gestiona facturas en formato facturae 3.1 y firmas electrA?nicas ES-X-L) o las que desarrollan las entidades financieras, asA� que no tendrA?n que preocuparse de estos detalles, que serA?n resueltos por su proveedor tecnolA?gico.

Sin embargo, los propios desarrolladores de software de facturaciA?n y de planificaciA?n de recursos empresariales (en inglA�s ERP, enterprise resource planning) deben actualizarse y prestar atenciA?n a los estA?ndares para evitar la actual situaciA?n en la que han desarrollado soluciones propietarias de algo que venden como a�?factura electrA?nicaa�? que frecuentemente incumple la normativa aplicable, y que no considera las necesidades de interoperabilidad de sus clientes.

Con la idea de servir de modelo a los desarrolladores de soluciones y de soluciA?n de bajo coste a las PYMES, autA?nomos y profesionales, existe una versiA?n gratuita de un programa de facturaciA?n electrA?nica bA?sico que puede descargarse del portal facturae (http://www.facturae.es) gestionado de forma conjunta por la Agencia Tributaria y por el Ministerio de Industria, Turismo y Comercio. Este programa genera facturas compatibles con la versiA?n 3.1 del formato facturae y genera firmas EPES (firmas bA?sicas basadas en polA�ticas de control de la vigencia de los certificados). Junto con el programa es necesario utilizar un certificado electrA?nico de prestadores de certificaciA?n como Camerfirma, Firmaprofesional o Ancert.

La factura electrA?nica tiene mA?ltiples ventajas: mejor aprovechamiento de la habilidad de los empleados, reducciA?n de controversias, mejoras en la resoluciA?n de incidencias, reducciA?n de plazos de cobro, mejoras en la negociaciA?n de los plazos de pago, posibilidad de acudir de forma A?gil a servicios financieros como el confirming y el factoring, mejora de la relaciA?n comercial y de la imagen de la empresa. Sin olvidar el cumplimiento de obligaciones, puesto que la facturaciA?n electrA?nica es obligatoria por exigencia de la Ley 30/2007 de Contratos del Sector PA?blico en determinados supuestos.

En efecto, por la disposiciA?n final novena de la citada ley, desde el 1 de agosto de 2008, la presentaciA?n de facturas electrA?nicas es obligatoria en la contrataciA?n con el sector pA?blico estatal para las sociedades que no puedan presentar cuenta de pA�rdidas y ganancias abreviada y desde el 1 de octubre de 2009 el uso de la factura electrA?nica serA? obligatorio en todos los contratos del sector pA?blico estatal; no obstante, en los contratos menores, la utilizaciA?n de la factura electrA?nica serA? obligatoria cuando asA� se establezca expresamente en estas A�rdenes de extensiA?n.

Recordemos que pueden formular cuenta de pA�rdidas y ganancias abreviada las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reA?nan, a la fecha de cierre de cada uno de ellos, al menos dos de las circunstancias siguientes:
– Que el total de las partidas de activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.
– Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los veintidA?s millones ochocientos mil euros.
– Que el nA?mero medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a doscientos cincuenta.

Y que las sociedades perderA?n la facultad de formular cuenta de pA�rdidas y ganancias abreviada si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de las circunstancias a que se refiere el pA?rrafo anterior.

En definitiva, aunque sigue siendo potestad de la empresa receptora de facturas la decisiA?n de aceptar facturas electrA?nicas, cuando el destinatario de la factura sea una administraciA?n pA?blica, habrA? que enviarlas electrA?nicamente en un plazo u otro segA?n la dimensiA?n de la empresa y el tipo de administraciA?n pA?blica, pero siempre en plazos que concluyen el 1 de enero de 2010 (en esta ocasiA?n por aplicaciA?n de la Ley 11/2007 de Acceso ElectrA?nico de los Ciudadanos a los Servicios PA?blicos).

Sorprende que con estos plazos, y con las indudables ventajas de su adopciA?n, el nivel de uso de la factura electrA?nica sea tan reducido, tanto en el A?mbito privado como en el pA?blico.

En todo caso, ademA?s de un reto, es una oportunidad para los desarrolladores que podrA?n diferenciar sus productos si los dotan de los adecuados interfaces de conversiA?n de formatos y de creaciA?n y verificaciA?n de firmas electrA?nicas.