Calidad y velocidad, imprescindibles para mejorar el reporting financiero

Un reporting financiero robusto es la base de cualquier empresa de A�xito. Todo, desde las contrataciones de personal a las promociones de producto o la decisiA?n sobre seguir adelante con una importante adquisiciA?n, depende de un reporting oportuno y preciso de las cuentas corporativas. Para las empresas cotizadas, el ciclo de reporting es incluso mA?s importante, ya que proporciona a los accionistas la informaciA?n que necesitan para tomar decisiones acertadas y, finalmente, impactar en el valor de la compaA�A�a y en la confianza sobre su futuro.

Dada la importancia crA�tica del reporting financiero para el buen gobierno de cualquier organizaciA?n, es sorprendente saber que los equipos financieros de todo el mundo sufren falta de visibilidad, calidad y confianza en sus datos contables. Estas son las conclusiones de un reciente estudio global que elaboramos con Accenture, cuyos resultados pueden leerse en el informe a�?Challenges of Corporate Financial Reportinga�?.

A?CA?mo se ha llegado a esta situaciA?n? El estudio, para el que se entrevistA? a 1.123 profesionales financieros, revelA? que, a lo largo de los A?ltimos 12 meses, el 47% de las empresas en todo el mundo -58% en EspaA�a- ha invertido sustancialmente en al menos una de las tres fases del reporting financiero: cierre, consolidaciA?n y presentaciA?n de resultados. Con estos niveles de inversiA?n, lo lA?gico serA�a pensar que los equipos financieros encuentren mA?s sencillo el reporting y disfruten de un mejor acceso a datos oportunos y de alta calidad. Pero el hecho es que no estA?n sacando el partido adecuado a su inversiA?n.

El problema afecta a las organizaciones que invierten en soluciones de reporting financiero ad hoc para responder a necesidades especA�ficas segA?n surjan, en lugar de realizar inversiones estratA�gicas encaminadas a la meta final deseada. SegA?n la investigaciA?n, de las organizaciones que han invertido en los A?ltimos 12 meses, el 12% lo ha hecho solo en una de las tres fases; el 10%, en dos de ellas; y el 25% ha invertido en las tres. Esto demuestra que, en determinadas empresas, ha dominado un enfoque fragmentado sobre la inversiA?n, y parece que esta tendencia va a continuar.

Por tanto, aunque las empresas reconocen la necesidad de invertir en sus procesos contables, no estA?n seguras de dA?nde hacerlo. El resultado es que las empresas sufren el incremento de costes, una gestiA?n de datos inA?tiles y el incumplimiento de los plazos de reporting. A este A?ltimo punto debe prestA?rsele especial atenciA?n. En EspaA�a, por ejemplo, el 6% de las empresas ha incumplido los plazos regulatorios para la presentaciA?n de resultados debido a su incapacidad para reunir y analizar eficazmente los datos dentro de plazo. A todas luces, este es un porcentaje importante. Considere los efectos ligados al incumplimiento de plazos: su organizaciA?n no solo puede tener que hacer frente a penalizaciones econA?micas sino que los retrasos en el reporting afectarA?n a la confianza de los accionistas y daA�arA?n la capitalizaciA?n en el mercado.

Las empresas corren tambiA�n el peligro de que los costes asociados al reporting financiero escapen de su control. La investigaciA?n revelA? que el 21% de los equipos financieros habA�a visto cA?mo crecA�an sus costes en los procesos de cierre, consolidaciA?n y presentaciA?n de resultados. Lo que es mA?s preocupante, la situaciA?n es tan opaca que el 60% de los responsables financieros son incapaces de dar una cifra sobre el coste total que supone gestionar y publicar los resultados econA?micos de su compaA�A�a.

Y las empresas deben preocuparse no sA?lo por el impacto econA?mico: los sistemas de reporting inadecuados estA?n teniendo tambiA�n un efecto pernicioso sobre los profesionales financieros que tienen que utilizarlos. En el estudio, se preguntA? a los profesionales contables de diversos niveles cA?mo les afectaban personalmente los problemas con el reporting. QuedA? claro que muchos estA?n sintiendo un impacto negativo, con el 71% de los responsables financieros quejA?ndose de que su efectividad estA? limitada en cierta medida por los problemas relacionados con el anA?lisis de datos. El 39% de los entrevistados de nivel C/vicepresidencia, al mismo tiempo, seA�alA? que su efectividad se ve daA�ada por una visibilidad limitada sobre los datos financieros que les proporcionan sus sistemas.

Estos problemas se deben en gran parte a la naturaleza ad hoc de la inversiA?n en reporting contable, que incrementa los retrasos y errores en los a�?lA�mitesa�? del proceso. Normalmente, el proceso de cierre contable es largo e implica a una compleja combinaciA?n de departamentos y cientos o incluso miles de personas. Conforme los equipos financieros avanzan a travA�s de este proceso, las limitaciones aparecen al encontrarse diferentes conjuntos de datos de diferentes personas y departamentos dentro de la organizaciA?n, y es aquA� donde el enfoque ad hoc para los sistemas de reporting contable puede causar problemas.A� Al trabajar con los sistemas inapropiados, cada lA�mite puede aA�adir complejidad, tiempo y costes al proceso, al mismo tiempo que expone los datos financieros a mA?s errores.

Por ejemplo, cuando el equipo financiero recibe los datos contables procedentes de las empresas subsidiarias, debe encargarse de asegurar que estos datos sean correctos antes de consolidarlos en los resultados corporativos o del grupo. Si los datos resultan ser errA?neos mA?s adelante, el equipo financiero debe volver a empezar el proceso o efectuar las correcciones oportunas. La forma de evitar esto es garantizar que los datos son correctos antes de que la subsidiaria los presente al grupo, un enfoque que exige que los equipos financieros posean los controles y procesos correctos. Este tipo de procesos incluyen la puesta en marcha de sistemas de gestiA?n del cierre contable que configuren una clara cadena de custodia para los datos y tareas bien definidas que cada subsidiaria deberA? completar antes de pasar los datos a la matriz.

Otra clara limitaciA?n surge en la etapa final del proceso, la producciA?n de informes y declaraciones conforme a la regulaciA?n. Cada informe debe estructurarse de forma diferente en funciA?n de la audiencia a la que se dirige, y esto puede provocar inconsistencias en los datos contables. Actualmente, muchas empresas exportan los datos en bruto a hojas de cA?lculo para su manipulaciA?n, utilizA?ndolos despuA�s para crear los informes y declaraciones finales. Al separar los informes de los datos en bruto mediante esta capa adicional de hojas de cA?lculo, los cambios de A?ltima hora en los datos pueden no aparecer reflejados en los informes finales. Cuando aparecen las inconsistencias, se desperdicia mA?s tiempo en reconciliar y rehacer los informes. La forma de resolver esto es garantizar que las herramientas y datos de reporting contable estA�n plenamente integrados dentro de la aplicaciA?n de reporting.

La buena noticia es que los profesionales financieros ven claramente la necesidad de hacer algo al respecto de sus sistemas de reporting contable: el 86% de las empresas tiene intenciA?n de acometer nuevas inversiones en los prA?ximos cinco aA�os. Existe, sin embargo, el peligro de que estA�n tirando el dinero en el peor de los casos. Para que se produzca cualquier cambio positivo, las organizaciones necesitan revisar completamente su enfoque de inversiA?n en reporting financiero.

Eliminar los silos de cierre, consolidaciA?n y presentaciA?n de resultados serA? un factor importante en este desarrollo, ya que darA? a los profesionales financieros una visiA?n unificada de los datos de reporting contable a lo largo de todas las fases, contribuyendo enormemente a eliminar los problemas de visibilidad destacados por muchos de los entrevistados. Las organizaciones deberA�an tambiA�n considerar la implementaciA?n de una soluciA?n que permita la colaboraciA?n sencilla y la automatizaciA?n de muchos de los ejercicios de recolecciA?n y reconciliaciA?n de datos que tanto tiempo consumen y que pueden provocar peligrosos retrasos.

Una cosa estA? clara: los departamentos financieros son conscientes de la necesidad de mejorar su reporting contable. Hay un punto claro de partida, pero parece existir cierta falta de direcciA?n respecto a los prA?ximos pasos a dar. Es aquA� donde los partners con amplia experiencia en gestiA?n del rendimiento empresarial pueden realmente aA�adir valor al mostrar quA� opciones tienen a su disposiciA?n los equipos financieros. La cuestiA?n es que, con los sistemas disponibles hoy, el reporting contable deberA�a ser mA?s sencillo que nunca, y no un proceso que estrese al director financiero y provoque el incumplimiento de plazos.

Oriol Farre, Director de preventa EPM de Oracle Iberia